Adjoint-e administratif-ve

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

· Gérer une variété d’activités administratives et de coordination de réunions d’équipe

· Assurer la planification et suivis des rencontres d’intégration de nouvelles embauches

· Être responsable de la mise-à-jour du calendrier Évènements Unik (jours fériés, fermetures, réunions….etc) et communiquer les invitations aux nouvelles embauches

· Participer dans la création de documents (présentation, aides mémoires) pour les politiques corporatives

· Suggérer et coordonner la participation de l’entreprise à des évènements de marketing ou publicitaire

· Assurer la gestion du compte corporatif LinkedIn (abonnement aux organisations médicales, universités, compagnies pharmaceutiques), et répondre aux requêtes qui en découlent

· Être responsable de la mise-à-jour de l’inventaire de matériel informatique et de commander les accessoires TI

· Agir comme point de contact principal avec les gestionnaires adjointes de projets pour la gestion de contrats

· Personnaliser et préparer les ententes contractuelles (contrats, COI, TOV et lettres d’entente) des participants

· Assurer le contrôle et l’exactitude des données

· S’occuper de la mise-à-jour de fichiers sommaires

· Fournir des communications concises et efficaces avec tous les intervenants internes et externes (accusés de réception, Docusign)

· Répondre de manière indépendante aux demandes des clients/représentants et transmettre les demandes complexes aux parties identifiés en fonction du processus établi

· Gérer avec aisance les ententes de service avec les clients et représentants afin d’assurer la conformité aux modalités convenues

· Coordonner l'attribution de demandes et répondre aux demandes de renseignements

· Entrer ses heures dans le logiciel de gestion de projets

· Reconnaitre les urgences et établir des priorités en conséquence

· Améliorer continuellement les processus et procédures de travail, être en mode-solutions

· Avoir la curiosité de sortir des paramètres du rôle de l’adjoint administratif afin de challenger le status quo

EXIGENCES

· Diplôme d’étude collégiale ou d’études universitaires de premier cycle

· Compréhension approfondie de l’administration

· Capacité d’interpréter les modalités des contrats

· Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

· Maîtrise des outils informatiques (suite Office)

· Minutie, exactitude, rigueur et sens de l’initiative

· Autonomie et capacité à travailler en équipe

· Capacité éprouvée de travailler dans un milieu autonome, à grand volume et à cadence rapide

· Solides compétences en relations interpersonnelles, en travail multitâche, en organisation et en administration

CONDITIONS DE TRAVAIL

· Lieu : 100% virtuel avec des rencontres en présentiel en grande équipe aux 2 mois

· Horaire : Temps plein, 37,5 heures par semaine

· Rémunération : Salaire compétitif basé sur l'expérience et les compétences.

· Des assurances collectives payées à 50% incluant médicaments, paramédical, assurance vie, assurance salaire longue durée, assurance voyage et plus!

· Régime de retraite (REER) et Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) - On cotise avec vous!

· Une conciliation vie personnelle/travail – horaires flexibles en mode virtuel

· 3 semaines de vacances, 2 congés de maladie par année, congé pendant les Fêtes, horaires modifiés pour les vendredis d’été et 4 double-fériés, beaucoup de temps accordé pour un bon équilibre de vie !

· Un Club social qui organise des activités pour VOUS! En plus, la direction bonifie en organisant des activités gratuites tout au long de l’année

· Formation en continu et possibilités de carrière

· Des gestionnaires humaines et compréhensives

· Un environnement de travail respectueux où les équipes se soutiennent mutuellement dans la réalisation des projets

· Une équipe multidisciplinaire favorisant le développement de l'intelligence collective au quotidien