Gestionnaire adjoint-e de projets

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Planification

· Planifier les activités de formation, gérer les demandes de séances et confirmer les attentes du client

· Suivre et maintenir à jour les échéanciers pour les projets

Organisation

· Organiser les différentes activités de formation et coordonner toutes les étapes relatives avec ces dernières

· Préparer les rencontres clients

· Coordonner les intervenants internes et externes tels que les compagnies d’audiovisuel, les hôtels, les restaurants. etc., impliquées dans l’élaboration et le déroulement des projets

Direction / Exécution

· S’occuper de la mise en œuvre des activités de formation

· Agir comme point de contact principal avec les représentants pour la mise en œuvre des programmes

· S'occuper du processus d’invitation/confirmation des participants à des réunions (virtuelles, en personne, hybrides, etc.)

· Agir comme point de contact principal pour la logistique des réunions en personnes (repas, salles, personnel, voyagement, av)

· Assurer les suivis avec tous les intervenants internes et externes tels que les compagnies d’audio-visuel, les hôtels, les restaurants, etc., impliquées dans l’élaboration et le déroulement des projets

· Personnaliser et préparer des documents nécessaires aux différents projets/événements (ententes contractuelles, formulaires d’évaluation, etc.)

· Créer les premières ébauches des outils de mise en œuvre (invitation, évaluation, certificat, feuille de présence, guide de mise en œuvre, etc.)

· Préparation des plateformes virtuelles pour les rencontres

· Coordonner le processus d’inscription, de transport et d’hébergement, gérer la communication et les besoins logistiques des conférenciers et participants

· Assistance technique lors de réunions virtuelles et suivi avec les participants

· Assurer le contrôle et l’exactitude des listes d’invités/participants et les mettre à jour en temps réel

Contrôle

· Coordonner avec le service des finances la préparation des chèques et les lettres de remerciement, le cas échéant

· Assurer la réconciliation des projets (documents) auprès du client lorsque requis et réconciliation des budgets

· Négocier les meilleurs prix avec les fournisseurs (hôtel, restaurants, AV…)

· Contribuer à l’amélioration continue des processus internes

· Suivi estimé: entrer ses heures dans Forecast, s'assurer du respect des coûts des éléments logistiques (hôtels, repas, av, matériel, etc.)

· Sous la supervision du gestionnaire de projets, préparer les rapports post-mortem, tabulation d’évaluations, évaluations de besoins, etc. (Excel et PPT)

EXIGENCES

· Diplôme d’étude collégiale ou d’études universitaires de premier cycle de préférence dans les domaines des sciences de la santé ou communications

· Expérience de coordination et/ou communications, un atout

· Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit

· Maîtrise des outils informatiques (suite Office), virtuose en Excel (souhait)

· Habile avec SurveyMonkey, Zoom et Teams

· Minutie, proactivité, organisation et polyvalence

· Autonomie et capacité à travailler en équipe

· Professionnalisme

· Débrouillardise et orienté (e) solution

AVANTAGES

· La possibilité de travailler sur des projets stimulants à rayonnement nord-américain

· Un salaire compétitif et un programme d’avantages sociaux concurrentiel

· Un régime de retraite avec contribution de l’employeur

· Des allocations pour l’internet et le cellulaire

· Un horaire de travail flexible en mode 100% virtuel

· Des possibilités d’avancement, de formation et de développement de compétences